مراقبة وتقييم المشاريع والأعمال التجارية من الأدوات المهمة للحكم على كفاءة إدارة أي مشروع مهما كان حجمه أو قيمته، وبالتالي التعرف على مواطن القوة والضعف، والعمل على تطوير المشروع بصورة مستمرة.
دراسات حديثة أكدت أنه من بين أسباب تعثر المشاريع عدم الدراية الكافية من جانب المديرين بعملية التقييم وماذا تعني، والأكثر من ذلك عدم معرفتهم بكيفية إجراء ذلك عمليا.
فهناك العديد من المؤشرات المالية وغير المالية ينبغي على صاحب أو مدير المشروع أن يراقبها، مع الأخذ في الاعتبار أن مؤشرا واحدا فقط منها غير كاف للحكم على الشركة وتحديد مسارها، فلابد من الاطلاع على جميع المؤشرات التي يوضح لك كل واحد منها جزئية معينة في هذه الشركة، ومن بين تلك المؤشرات:
□ رقم المبيعات:
يتمثل في مراقبة المبيعات باستمرار، ومقارنتها بالأيام والشهور والسنوات الماضية، مع التركيز على شيئين أساسيين، هما:
– المبيعات الموسمية: أي مراقبة الشهور التي ترتفع فيها المبيعات في الموسم، والشهور التي تنخفض فيها.
– مقارنة متجر بمتجر: مثلا مكتبة تمتلك 4 فروع، وزادت مبيعاتها 50% مقارنة مع الموسم الماضي حيث كانت تمتلك فرعين فقط، هنا يجب التركيز على مقارنة مبيعات 4 فروع بـ 4 فروع، وليس 4 فروع بفرعين، للحصول على نتيجة دقيقة.
□ المبيعات الربحية:
يجب التركيز على الربح، بدلا من التركيز على البيع فقط دون تحقيق أرباح عالية.
□ المصروفات:
من بين الأرقام التي يجب التركيز عليها المصروفات بجميع تصنيفاتها التشغيلية وغير التشغيلية، فالمصروفات فيها أشياء متعددة كتكلفة الإيجارات والرواتب التي يجب مقارنتها كمبلغ ونسبة أيضا، سواء تعلقت المصروفات بالإيجارات التي يجب ألا تتعدى 10% من المبيعات السنوية، أو الرواتب التي ينبغي مراقبتها بدقة حتى لا تمثل عبئا على ميزانية المشروع.
□ العملاء:
يجب أن تكون متابعة عدد العملاء أهم من متابعة المبيعات، فقد يزيد عدد العملاء وتنقص المبيعات أو العكس، كما ينبغي مراقبة مقدار مشتريات العملاء، ونسبة العملاء الجدد، وينبغي أن يكون في كل مشروع عدد من العملاء الجدد والعملاء الدائمون، بالإضافة إلى الاهتمام بقياس رضاء العملاء عن السلعة أو الخدمة التي تقدمها.
ويمكن عمل هذا القياس عن طريق السؤال المباشر للعملاء، وكذلك التركيز على وسائل التوصل الاجتماعي.
□ مؤشرات الموظفين:
تتجلى في استمرارية الموظفين التي تعتبر مهمة جدا، حيث يجب مراقبة المدة التي يستمر فيها الموظف في الشركة، فإذا كانت قصيرة فهذا يدل على عدم وجود بيئة مناسبة له وللعمل بأريحية، وإذا كانت طويلة فهذا يشير إلى رضاء الموظفين الذي ينعكس على العملاء والزبائن.
□ العائد على الاستثمار:
يتجلى في المبلغ المعتمد في الاستثمار، وأيضا في نسبة العائد من هذا الاستثمار .
□ نسبة الإنفاق على الأبحاث والتطوير:
هذا المؤشر تعتمد عليه الشركات الكبرى مثل قطاع الأدوية الذي يتطلب التطوير والأبحاث بشكل مستمر، الأمر الذي يحدد أن هذه المؤسسة قادرة على الاستثمار والمنافسة في المستقبل أم لا ؟ ويكون الإقبال عليها من طرف المستثمرين.
